Gestion des ressources humaines sous Excel

Besoin du client :

 

Nous gérons 5 crèches composées chacune d’environ 20 salariés. La directrice de chaque unité est responsable de la répartition des salariés sur la semaine.
Cette répartition doit se faire en fonction du nombre d’enfants présents, du poste de chaque salarié, de la durée hebdomadaire des contrats, des demandes de congés… C’est un exercice difficile à réaliser qui consomme beaucoup de temps et d’énergie.  

Logiciel réalisé :

Un logiciel complet de gestion des ressources humaines sous Excel qui permet de gérer les plannings du personnel (horaires de travail et congés) dans le strict respect des contrats de travail (durée du temps de travail, poste…) avec une vision constante sur la masse salariale à optimiser constamment pour rester dans les budgets prévisionnels.

Ces tableaux de bord rh sous Excel sont transposables à de nombreuses activités de service avec des plannings du personnel à adapter en fonction de la charge de travail.

Plus de détails sur le logiciel développé :

1.   Gestion des plannings du personnel sous Excel vba
2.   Planning des congés et des demandes d’absence
3.   Administration des contrats de travail
4.   Reporting financier et organisationnel avec simulateur Excel
Pour aller plus loin :
5.   Calcul automatique des payes

1. Gestion des plannings du personnel sous Excel vba

3 types de planning du personnel ont été mis en place :

1. Planning type :

   Le planning type est élaboré en début d’année et reflète le planning hebdomadaire théorique sans prendre en compte les absences, les changements d’organisation, ou tous autres aléas pouvant survenir. Le planning type peut être modifié et répercute les modifications sur les autres plannings à la demande. Seule la direction pour autoriser une modification.

2. Planning prévisionnel :

   Il est configuré à partir du planning type, il est généré automatiquement chaque semaine. Il prend en compte les demandes de congés validés et en attente de validation.
   Une couleur spécifique est attribuée aux absences acceptées et une autre pour les demandes en cours de validation afin d’améliorer la visibilité.
   Ce planning est modifiable par les directrices jusqu’à une semaine avant sa prise d’effet. Il est soumis à la validation de la direction nécessaire pour l’impression et la distribution aux salariés. Après validation, ce planning n’est plus modifiable.

3. Planning réel :

   Il est généré automatiquement à partir du planning prévisionnel et peut être modifié par les directrices. Il permet de comparer et de relever les écarts entre le planning prévisionnel et la réalité constaté (arrêt maladie, retard…).

   Lors de la validation, le programme inspecte les plannings type et prévisionnel afin de vérifier que les règles définies par la direction ont été respectées :

   • règles horaires : présence de la directrice aux heures d’ouvertures ou de fermeture, effectifs minimum et maximum sur certaines plages horaires…
   • règles législatives : présence de tous les types de personnel requis, amplitude horaire, temps de travail hebdomadaire contractuel…

   Le cas échéant, le programme informe l’utilisateur des motifs de refus de validation.
   Le planning prévisionnel ne peut pas être validé tant que toutes les demandes d’absence n’ont pas été acceptées.

2. Planning des congés et des demandes d’absence sous Excel

• Les absences concernent les congés payés, les récupérations, les congés familiaux (naissance, congé parental, mariage, décès, déménagements…), congés sans soldes, congés exceptionnels.
• Toute demande de congés formulée par un collaborateur est entrée dans ce module.
• le planning des absences permet de visualiser les absences de l’année d’un collaborateur ou l’ensemble des collaborateurs.
• Le module calcule le nombre de congés restant pour chaque type de congés en fonction de ceux déjà pris et informe l’utilisateur si un dépassement est en cours.
• L’absence peut être enregistrée en attente (permettant de voir l’impact de l’absence) ou en validée.
  Dès la validation, un mail est automatiquement envoyé au collaborateur afin de le prévenir de l’acceptation. L’acceptation est également éditable sur papier.
• Pour chaque demande d’absence, le module calcule le nombre de jour restant dans la catégorie concernée et informe l’utilisateur du solde restant. Une double validation est requise si le solde de congés restant n’est pas suffisant.
• Le module permet de gérer une fermeture annuelle de l’établissement afin de retirer de fait le nombre de congés payés en conséquence à tous les collaborateurs en contrat au moment de la fermeture.

3. Administration des contrats de travail

• Le formulaire permet la saisie des éléments contractuels : identité du collaborateur, nature du contrat (CDI, CDD, Contrat aidé…), la durée du contrat, le poste, la qualification, la durée du temps de travail, la rémunération…
• A l’enregistrement du contrat, l’applicatif vérifie la saisie de tous les éléments obligatoires, le nombre de contrat pour le salarié (alerte automatique si dépassement de 3 CDD ou 18 mois).
• A l’ouverture de l’applicatif, une alerte informe l’utilisateur si la date de fin d’un Contrat à durée déterminée est inférieure à J-15.
• Le programme inspecte également le passage éminent à un échelon supérieur.
• Enfin, le programme informe sur la fin de validité des visites médicales.
• Toutes les alertes sont paramétrables au niveau de la durée entre l’alerte et l’échéance.
• La fiche salariée selon peut être visualisée et imprimée à tout moment.
• A partir de la fiche salariée, le contrat de travail peut être automatiquement édité à partir d’un modèle (au choix) définit sous Word.
• Sur la fiche salarié, l’utilisateur peut visualisé le nombre de congés pris et restant par type de congé.
• Des alertes automatiques permettent notamment d’informer l’utilisateur.

4. Reporting financier et organisationnel avec simulateur Excel

• Le simulateur permet de voir l’impact organisationnel et financier en cas d’embauche d’un nouveau collaborateur ou une fin de contrat.
• Le budget permet de visualiser l’impact financier de l’ensemble des salaires chargés en fonction du temps de travail effectif constaté et le temps de travail théorique pour les mois restant au moment de la demande de calcul de budget.

5. Calcul automatique des payes

Suite au développement de ce logiciel rh, nous sommes allés plus loin :

• Nous avons mis en place un outil de comparaison entre le montant des salaires calculés par cet application excel vba et le montant des salaires calculés par le logiciel de paie de l’entreprise.
  Plus tard, il est envisagé de mettre en lien les 2 logiciels afin que le calcul de paie soit totalement automatisé.
• Auparavant, nous avions développé pour cette entreprise une application permettant de gérer tous les contrats liant la structure et les parents.
  Cet applicatif permet in fine, outre la gestion des contrats et les facturations, de connaître le nombre exact d’enfants présents sur la structure pour chaque plage de 30 min. Le besoin de personnel sur les créneaux horaires est étroitement lié au nombre d’enfants présents.
  Les 2 développements Excel VBA vont être mise en relation afin que le module inspectant l’état des différents plannings puisse également vérifier que le nombre de collaborateur présent soient suffisant au regard du nombre d’enfants présents.